Tener una agenda de trabajo organizada es sinónimo de productividad. Nos ayuda a sentir que cumplimos tareas y que cada día tiene un objetivo alcanzable. Más aún: nos ayuda a poner orden en nuestra vida laboral.
El problema es que, justo ahora, cuando el trabajo remoto se ha convertido en una norma, cuesta alcanzar ese anhelado orden que tanto necesitamos. Y es que trabajar desde casa no es cosa fácil. Hay muchas distracciones y es bastante difícil concentrarse.
Afortunadamente, es posible mejorar. Todo lo que necesitamos es organizar de una nueva forma nuestra agenda de trabajo. Así la productividad estará al alcance de nuestra mano.
Lo que ocurre si no tienes una agenda de trabajo organizada
Empecemos por las malas noticias.
La falta de organización en un trabajo remoto es fatal. En primer lugar, está demostrado que se trabaja muchas más horas desde casa que dentro de la oficina. Esto afecta tu ritmo de vida y, por supuesto, te genera más cansancio.
Otro aspecto es que muchas personas pueden sentir que, pese a estar más tiempo trabajando, realizan menos tareas. A la larga, esto podría afectar en cómo se perciben a sí mismas como trabajadores. Esto influye en el rendimiento, la capacidad y, aún más importante, la autoestima.
No es necesario profundizar en cómo esto grave, sobre todo durante la cuarentena por Covid-19.
Por esto, aprender a organizar la agenda de trabajo es de gran ayuda e incluso es completamente necesario. Ahora mismo te mostraremos cómo puedes hacerlo. Veamos.
Diferencia horas de trabajo y horas libres
La primera clave para crear una agenda de trabajo efectiva es diferenciar bien tu horario de trabajo de tu tiempo libre. Es sencillo de decir, pero muy difícil de cumplir.
Este consejo aplica para esas personas que pueden tener la sensación de querer siempre estar “en línea”, lo cual elimina los límites entre tiempo de trabajo y tiempo libre.
Muchos trabajadores terminan realizando tareas en la noche, durante el descanso, cuando pudieron realizarlas en la mañana, en medio de la jornada laboral.
Nuestro consejo es: crea un calendario en Google Calendar. En este señala las horas que debes trabajar, con sus respectivos descansos para comer o estirar un poco las piernas. Mientras más detallado sea, mejor.
Ten en cuenta que puedes ayudarte con alarmas. También, Google Calendar te permite compartir el calendario. Con ello puedes mostrárselo a tus compañeros de trabajo, superiores, entre otros.
Convierte tus proyectos grandes en pequeñas tareas
Una forma adecuada de que tu agenda de trabajo sea más efectiva, es dividir los proyectos grandes en tareas pequeñas. A cada tarea dedica un periodo de tiempo específico.
Esto no solo funciona para organizar tu agenda de trabajo, sino para tu productividad en general.
Cada pequeña tarea no debería tomarte mucho tiempo. Con ello, el trabajo se hará más sencillo y sentirás que progresas.
Haz tiempo para tus tareas adicionales
Todo trabajo te exige tareas adicionales aparte de tus labores habituales. Por ejemplo, responder correos, organizar información, hacer requerimientos a otros compañeros de trabajo, etc.
Crea un espacio en tu agenda de trabajo para estas tareas. Son esenciales y, si las olvidas, es seguro que sentirás que tu trabajo no ha terminado.
Puedes elegir el inicio o el final del día. Incluso un día de la semana en el que no tengas mucho trabajo. Lo importante es que dejes un tiempo para ello y lo aproveches a fin de que no se acumule.
Las reuniones también deben estar en tu agenda de trabajo
A menos que seas un freelance que trabaja por proyectos específicos, siempre tendrás reuniones de trabajo. Y precisamente porque se relacionan con tus labores es que debes ubicarla en tu agenda.
De hecho, un buen consejo es incluir tus reuniones de trabajo en tu horario laboral, y así evitar que tu trabajo se mezcle con el tiempo libre.
Dentro de lo posible, trata de que esto se cumpla. Sabemos que es difícil, debido a que las reuniones no dependen solo de tu tiempo. Sin embargo, si tu entorno laboral te lo permite será excelente.
Respeta tus descansos
Al principio te mencionamos los descansos: comer, estirar las piernas, lo que sea que necesites para estar bien. Toda agenda de trabajo efectiva tendrá un espacio para ellos.
Sin embargo, muchas personas suelen olvidarlos o no tomarlos tan en serio. La mayoría toma tiempo de ellos para “adelantar” trabajos. Esto, claro está, es un grave error.
Los descansos son increíblemente importantes. Quizá no lo sientas al principio, pero serán siempre un momento para “recargar baterías” y así seguir hacia adelante. Si tu agenda de trabajo los incluye, respétalos.
¿Qué te parecieron estos consejos? ¿Tienes otro que agregar? ¡Cuéntanos!